ব্যবসা ও ব্যবস্থাপনা ২য় | অধ্যায় ৮ | সৃজনশীল প্রশ্নোত্তর ২৬-৩০ | PDF

ব্যবসা ও ব্যবস্থাপনা ২য় | অধ্যায় ৮ | সৃজনশীল প্রশ্নোত্তর ২৬-৩০ | PDF: ব্যবসা ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্রের অষ্টম অধ্যায়ের গুরুত্বপূর্ণ সব কমন উপযোগী সৃজনশীল প্রশ্ন ও উত্তর গুলো আমাদের এই পোস্টে পাবেন।

প্রিয় ছাত্র ছাত্রী বন্ধুরা আল্লাহর রহমতে সবাই ভালোই আছেন । এটা জেনে আপনারা খুশি হবেন যে, আপনাদের জন্য ব্যবসা ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্রের অষ্টম অধ্যায়ের গুরুত্বপূর্ণ সব কমন উপযোগী সৃজনশীল প্রশ্ন ও উত্তর গুলো নিয়ে আলোচনা করতে যাচ্ছি ।

সুতরাং সম্পূর্ণ পোস্টটি মনোযোগ সহকারে পড়ুন। আর এইচ এস সি- HSC এর যেকোন বিভাগের গুরুত্বপূর্ণ সকল সাজেশন পেতে জাগোরিকের সাথে থাকুন।

প্রশ্নঃ ২৬ জনাব ফাহিম “ত” লি.-এর এম.ডি। প্রতিষ্ঠানটির সাংগঠনিক কাঠামো নিরূপ:

প্রতিষ্ঠানটিতে সাংগঠনিক চিত্র মোতাবেক বিভিন্ন বিভাগের সঙ্গে যোগাযোগ করা হয়। বিক্রয় বিভাগের প্রত্যেক এগ-এর ধীনে ২০ জন করে মার্কেটিং ফিসার আছে। কিন্তু ইদানীং তদারকির ভাবে বিক্রয় হ্রাস পাচ্ছে এবং লক্ষ্যমাত্রা নুযায়ী বিক্রয় বিভাগ কাজ করতে পারছে না। [গাজীপুর ক্যান্টনমেন্ট কলেজ]

ক. ফলাবর্তন কী? ১

খ. যোগাযোগ বলতে কী বোঝায়? ২

গ. ‘ত’ লি.-এর এ.গ. উৎপাদন ও এ.গ. বিক্রয়ের মধ্যে কোন ধরনের যোগাযোগ পরিলক্ষিত হয়? ব্যাখ্যা করো। ৩

ঘ. ‘ত’ লি.-এর বিক্রয় বাড়ানোর জন্য সমন্বয়ের কোন কৌশল গ্রহণ করা যেতে পারে? মতামত দাও। ৪

ক উত্তরঃ  প্রেরকের সংবাদ নুযায়ী প্রাপকের উত্তর প্রদান বা সাড়া দেওয়াকে ফলাবর্তন (ঋববফনধপশ) বলে।

খ উত্তরঃ  দুই বা ততোধিক ব্যক্তি বা পক্ষের মধ্যে সংবাদ, তথ্য এবং ভাবের বিনিময়ই হলো যোগাযোগ। যোগাযোগের মূল উপাদান হলো প্রেরক, সংবাদ, মাধ্যম বা চ্যানেল, প্রাপক এবং ফলাবর্তন । প্রেরকের তথ্য প্রেরণের মধ্য দিয়ে যোগাযোগের সূচনা ঘটে। প্রাপ্ত তথ্যের উত্তর প্রদানের মাধ্যমে প্রাপক এর ইতি টানে। যোগাযোগের মাধ্যমেই এক প্রতিষ্ঠানের সাথে আরেক প্রতিষ্ঠানের তথ্যের বিনিময় ঘটে।

গ উত্তরঃ  ‘ত’ লি.-এর এগ উৎপাদন ও এগ বিক্রয় এর মধ্যে সমান্তরাল যোগাযোগ পরিলক্ষিত হয়।এ ধরনের যোগাযোগ প্রতিষ্ঠানের বিভিšœ (ক্রয়, বিক্রয়, উৎপাদন) বিভাগে একই মর্যাদাভুক্ত কর্মীদের মধ্যে তথ্য বিনিময় হয়ে থাকে। প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিভাগের মধ্যে তথ্য বিনিময়ের প্রয়োজন পড়ে। এসব বিভাগের একই মর্যাদাভুক্ত কর্মীদের মধ্যে সমান্তরাল যোগাযোগ সংঘটিত হয়।উদ্দীপকের চিত্র মোতাবেক প্রতিষ্ঠানটিতে বিভিন্ন বিভাগের সাথে যোগাযোগ সংঘটিত হয়।

কিন্তু লক্ষ করা যায়, প্রতিষ্ঠানের উৎপাদন ও বিক্রয় বিভাগের এগ সমমর্যাদার ধিকারী। তাদের মধ্যে পারস্পরিক তথ্যের আদান-প্রদান হয়। তারা একে পরকে কাজে সাহায্য করে।এতে প্রতিষ্ঠানের কাজের গ্রগতি বৃদ্ধি পায়। ফলে প্রাতিষ্ঠানিক লক্ষ্য র্জন সহজ হয়। সমান্তরালভাবে তাদের মধ্যে তথ্য সরাবরাহ হয়। সুতরাং বলা যায়, ‘ত’ লি.-এর এগ উৎপাদন ও এগ বিক্রয়ের মধ্যে সমান্তরাল যোগাযোগ পরিলক্ষিত হয়।

ঘ উত্তরঃ  ‘ত’ লি. এর বিক্রয় বাড়ানোর জন্য সমন্বয়ের তত্ত¡াবধান পরিসরের কৌশল গ্রহণ করা যেতে পারে। এ কৌশলে একজন নির্বাহীর সরাসরি তত্ত¡াবধানে নির্দিষ্ট সংখ্যক কর্মী নিয়োজিত থাকে। এতে তত্ত¡াবধান কাজ সহজ হয়। ফলে প্রতিষ্ঠানের কাজে গ্রগতি বৃদ্ধি পায়। উদ্দীপকের ‘ত’ লি. প্রতিষ্ঠানটিতে বিভিন্ন (উৎপাদক, ব্যবস্থাপক, ক্রেতা, বিক্রেতা) কর্ক উত্তরঃ র্তা-কর্মচারী নিয়োজিত।

তাদের মধ্যে তথ্য আদান-প্রদান হয়। বিক্রয় বিভাগের প্রত্যেক এগ এর ধীনে ২০ জন করে মার্কেটিং ফিসার আছে। কিন্তু কিছুদিন যাবৎ তদারকির ভাবে বিক্রয় হ্রাস পাচ্ছে। এমতাবস্থায় বিক্রয় বাড়ানোর লক্ষ্যে ‘ত’ লি.-এর তত্ত¡াবধান পরিসর কৌশল গ্রহণ করা উপযোগী হবে।

এ কৌশল বলম্বনের মাধ্যমে নির্বাহী ধীনস্থদের সহজেই তদারকি করতে পারবেন। কেননা এতে কতজন কর্মীর কাজ তত্ত¡াবধান করতে হবে, তা নির্দিষ্ট করা থাকে। ফলে কার্যক্ষেত্রে সমস্যা হলে সহজে চিহ্নিত করা যায়। এরপর সেগুলো সমাধানের ব্যবস্থা নেয়া যায়।এতে নির্বাহী তার ধীনস্থ কর্মীদের সহজেই নিয়ন্ত্রণ করতে পারবেন। এতে লক্ষ্যমাত্রা নুযায়ী কাজ সম্পাদন করা যাবে। ফলে প্রতিষ্ঠান উন্নতির দিকে ধাবিত হবে। এজন্যই ‘ত’ লি. এ তত্ত¡াবধান পরিসরের কৌশল প্রয়োগ করা যথোপযুক্ত হবে।

প্রশ্নঃ ২৭ মি. শোভন যোগাযোগে ইলেকট্রনিক প্রযুক্তিকে সব সময় গ্রাধিকার দেন। তিনি তার ব্যবসায়িক পক্ষগুলোর সাথে ইন্টারনেট প্রযুক্তির সাহায্যে নিজস্ব ওয়েব ঠিকানা ব্যবহার করে তথ্য আদান-প্রদান করেন। ইদানীং তিনি পণ্য আমদানি করার সিদ্ধান্ত নিয়েছেন।

  [রাজশাহী সরকারি মহিলা কলেজ; চট্টগ্রাম সিটি কর্পোরেশন আন্তঃ কলেজ]

ক. গণযোগাযোগ কী? ১

খ. দ্বিমুখী যোগাযোগ সম্পর্কে লেখো। ২

গ. উদ্দীপকে ব্যবহৃত ইলেকট্রনিক যোগাযোগ পদ্ধতিটি ব্যাখ্যা করো। ৩

ঘ. তুমি কি মনে করো মি. শোভন তার পছন্দমতো যোগাযোগমাধ্যম ব্যবহার করে আমদানি প্রক্রিয়া সম্পন্ন করতে পারবে? যুক্তিসহ মতামত দাও। ৪

ক উত্তরঃ  ভৌগোলিকভাবে বিভিন্ন স্থানে থাকা জনগোষ্ঠীর কাছে একই সংবাদ একসাথে দ্রুত প্রেরণের জন্য ব্যবহৃত যোগাযোগ ব্যবস্থাকে গণযোগাযোগ বলে।

খ উত্তরঃ  দুই পক্ষ থেকেই তথ্য আদান-প্রদানের মাধ্যমে যে যোগাযোগ করা হয় তা-ই দ্বিমুখী যোগাযোগ।এ যোগাযোগে প্রেরক প্রাপকের কাছে তথ্য প্রেরণ করে। প্রাপ্ত তথ্যের ভিত্তিতে প্রাপক প্রেরককে তার প্রতিক্রিয়া ব্যক্ত করে। এভাবে প্রেরক ও প্রাপকের মধ্যে দ্বিমুখী যোগাযোগ সংঘটিত হয়।

গ উত্তরঃ  উদ্দীপকে মি. শোভন ইলেকট্রনিক যোগাযোগের ই-মেইল (ঊ-সধরষ) পদ্ধতি ব্যবহার করেন। এ পদ্ধতিতে ইন্টারনেটের মাধ্যমে এক কম্পিউটার বা মোবাইল থেকে ন্য কম্পিউটারে বা মোবাইলে তথ্য আদান-প্রদান করা হয়। এর মাধ্যমে ল্প সময়ে দ্রুত তথ্য আদান-প্রদান করা যায়। এছাড়া খুব কম খরচে এই যোগাযোগ সম্পন্ন হয়। উদ্দীপকে, মি. শোভন যোগাযোগে ইলেকট্রনিক প্রযুক্তিকে সব সময় গ্রাধিকার দেন।

তিনি তার ব্যবসায়িক পক্ষগুলোর সাথে ইন্টারনেট প্রযুক্তির সাহায্যে যোগাযোগ করেন। এতে তিনি নিজস্ব ওয়েব ঠিকানা ব্যবহার করেন। ফলে তার ব্যবসায়ে গোপনীয়তা রক্ষা পায়। পাশাপাশি সময় ও খরচ কম লাগে। এ পদ্ধতিতে তথ্য বিনিময়ের জন্য তার স্বশরীরে উপস্থিত থাকার প্রয়োজন হয় না। সহজেই প্রয়োজনীয় তথ্য সংরক্ষণ করা যায়। সুতরাং উদ্দীপকে মি. শোভন ই-মেইলের মাধ্যমে যোগাযোগ প্রক্রিয়া সম্পাদন করেন।

ঘ উত্তরঃ  আমি মনে করি মি. শোভন তার পছন্দমতো যোগাযোগের ই-মেইল মাধ্যম ব্যবহার করে আমদানি প্রক্রিয়া সম্পন্ন করতে পারবেন।এ পদ্ধতিতে ইন্টারনেটের মাধ্যমে তথ্য আদান-প্রদান করা হয়। এর মাধ্যমে যেকোনো স্থানে তাৎক্ষণিকভাবে তথ্য বিনিময় করা যায়। এতে ব্যবসায়িক কাজ দ্রুত ও সহজে সম্পন্ন হয়।উদ্দীপকে মি. শোভন যোগাযোগে ইলেকট্রনিক প্রযুক্তিকে সব সময় প্রাধান্য দেন।

তিনি ইন্টারনেটের মাধ্যমে তার ব্যবসায়িক তথ্য আদান-প্রদান করে থাকেন। ইদানীং তিনি পণ্য আমদানি করার সিদ্ধান্ত নিয়েছেন। বর্তমানে পণ্য আমদানি-রপ্তানির জন্য ইন্টারনেটের নেক মাধ্যম ব্যবহার করা হয়। এগুলোর মধ্যে মি. শোভন ই-মেইলের মাধ্যমে তার আমদানি প্রক্রিয়া সম্পন্ন করতে পারবেন। এ পদ্ধতিতে আমদানি প্রক্রিয়ায় মি. শোভন সহজ ও কম সময়ে আমদানিকারককে ফরমায়েশ প্রদান করতে পারবেন।

এতে তিনি ফরমায়েশকৃত পণ্য সম্পর্কে দ্রুত বগত হবেন। এছাড়া পণ্য আমদানির তারিখ সম্পর্কে বগত করে তথ্য প্রেরণ করবেন। এসব তথ্যাদি ই-মেইলে সংরক্ষিত থাকবে। ফলে প্রয়োজনে তা ভবিষ্যৎ দলিল হিসেবে ব্যবহৃত হবে। এভাবে মি. শোভন ই-মেইল ব্যবহার করে আমদানি প্রক্রিয়া সম্পন্ন করতে পারবেন।

প্রশ্নঃ ২৮ মি. জাকির একটি কোম্পানির কর্মচারী। তিনি প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন সমস্যা ও সম্ভাবনা নিয়ে ঊর্ধ্বতনের সাথে যোগাযোগ করেন। আবার প্রতিষ্ঠানটি তাদের এজেন্টদের সাথে মোবাইল ফোনে যেকোনো বিষয়ে পরামর্শ করে। এছাড়া বিদেশি ব্যবসায়ীদের সাথে তথ্য আদান-প্রদানে ইন্টারনেট ব্যবহার করে। ফলে দ্রুত তথ্য পাওয়া সম্ভব হয়। এতে প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্যার্জন সহজ হয়েছে। [পাবনা সরকারি মহিলা কলেজ]

ক. যোগাযোগ প্রক্রিয়া কী? ১

খ. ফলাবর্তন বলতে কী বোঝায়? ২

গ. মি. জাকিরের যোগাযোগ প্রক্রিয়া আনুষ্ঠানিকতার ভিত্তিতে কোন ধরনের? উদ্দীপকের আলোকে ব্যাখ্যা করো। ৩

ঘ. ‘যান্ত্রিক যোগাযোগ উদ্দীপকের প্রতিষ্ঠানকে গতিশীল করেছে’ যৌক্তিকতা মূল্যায়ন করো। ৪

ক উত্তরঃ  প্রেরকের কাছে সংবাদ প্রেরণের ক্ষেত্রে ধারাবাহিক ও পরস্পর সম্পর্কযুক্ত পদক্ষেপের সমষ্টিকে যোগাযোগ প্রক্রিয়া বলে।

খ উত্তরঃ  প্রেরকের সংবাদের বিপরীতে প্রাপকের প্রত্যুত্তর বা সাড়া দেওয়াই হলো ফলাবর্তন।এর মাধ্যমে প্রাপকের কাছে প্রেরিত সংবাদের বিষয়বস্তু স্পষ্ট হয়েছে কিনা তা জানা যায়, এতে প্রেরক প্রাপকের মনোভাব জানতে পারে। প্রয়োজনে একাধিকবার উত্তর-প্রত্যুত্তরের মাধ্যমে যোগাযোগ সম্পন্ন করা যায়। র্থাৎ, যোগাযোগ প্রক্রিয়া গতিশীল রাখার সহায়তাকারী উপাদান হলো ফলাবর্তন।

গ উত্তরঃ  মি. জাকিরের যোগাযোগ প্রক্রিয়াটি আনুষ্ঠানিকতার ভিত্তিতে আনুষ্ঠানিক যোগাযোগ।প্রতিষ্ঠানের নিয়ম-নীতি মেনে যে যোগাযোগ সংঘটিত হয় তা-ই আনুষ্ঠানিক যোগাযোগ। এক্ষেত্রে কর্মচারীগণ নির্দিষ্ট পদ্ধতি নুসরণ করে ঊর্ধ্বতনদের সাথে যোগাযোগ করেন। সাক্ষাৎকার, বিজ্ঞপ্তি প্রদান, আবেদনপত্র  এগুলো আনুষ্ঠানিক যোগাযোগের ন্তর্ভুক্ত।উদ্দীপকে মি. জাকির একটি কোম্পানির কর্মচারী।

তিনি প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন সমস্যা ও সম্ভাবনা নিয়ে ঊধ্বর্তনের সাথে যোগাযোগ করেন। এক্ষেত্রে নির্দিষ্ট নিয়ম-নীতি নুসরণ করে যোগাযোগের প্রয়োজন হয়। সাক্ষাৎকারের মাধ্যমে সমস্যা নিয়ে ঊর্ধ্বতন কর্ক উত্তরঃ র্তা তার সাথে আলোচনা করেন। এ যোগাযোগের সাথে আনুষ্ঠানিক যোগাযোগের মিল রয়েছে। সুতরাং বলা যায়, মি. জাকিরের সাক্ষাৎকারের মাধ্যমে যোগাযোগ প্রক্রিয়াটি আনুষ্ঠানিকতার ভিত্তিতে আনুষ্ঠানিক যোগাযোগ।

ঘ উত্তরঃ  ‘যান্ত্রিক যোগাযোগ উদ্দীপকের প্রতিষ্ঠানকে গতিশীল করেছে’ উক্তিটি যথার্থ।যান্ত্রিক প্রযুক্তি ব্যবহার করে দুই বা ততোধিক পক্ষের মধ্যে তথ্য বিনিময় হলে তা হলো যান্ত্রিক যোগাযোগ। মোবাইল ফোন, টেলিভিশন, রেডিও, ইন্টারনেট এগুলো হলো যান্ত্রিক যোগাযোগের মাধ্যম। এই মাধ্য ব্যবহারের ফলে প্রেরক ও প্রাপক একইসাথে যোগাযোগ করতে পারে। এতে কম সময়ে যোগাযোগ প্রক্রিয়া সম্পন্ন হয়। উদ্দীপকে প্রতিষ্ঠানটি তাদের এজেন্টদের সাথে মোবাইল ফোনে যেকোনো বিষয়ে পরামর্শ করে।এছাড়া বিদেশি ব্যবসায়ীদের সাথে তথ্য আদান-প্রদানে ইন্টারনেট ব্যবহার করে।

ফলে দ্রুত তথ্য পাওয়া সম্ভব হয়। এতে প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্যার্জন সহজ হয়েছে। মোবাইল ফোনে, ইন্টারনেট ব্যবহার করে যোগাযোগ করায় উদ্দীপকের প্রতিষ্ঠানটি যান্ত্রিক মাধ্যম ব্যবহার করেছে। এতে বিশ্বের যেকোনো জায়গায় যে কারো সাথে তারা সহজে যোগাযোগ করতে পারছে। একই সাথে উত্তর-প্রত্যুত্তর পাওয়ার ফলে কম সময় লাগছে।এছাড়া খরচও কম হচ্ছে। যোগাযোগের এ পদ্ধতির ব্যবহার তাদের প্রতিযোগিতামূলক ব্যবসায় জগতে টিকে থাকতে সহায়তা করছে। তএব, দ্রুত যোগাযোগ প্রক্রিয়া সম্পন্ন করায় যান্ত্রিক যোগাযোগ উদ্দীপকের প্রতিষ্ঠানকে গতিশীল করেছে।

প্রশ্নঃ ২৯ মি. গ ও মি. চ আন্তর্জাতিক বাণিজ্যের সাথে জড়িত। তারা গার্মেন্টস সাগ রপ্তানি ও যন্ত্রসাগ আমাদানি করেন। নিজেদের কর্মীদের সাথে তাদের প্রতিষ্ঠানটি যেকোনো পরামর্শে ভিডিও কনফারেন্স ও ডিও কনফারেন্স প্রযুক্তি ব্যবহার করে থাকেন। বিদেশি ব্যবসায়ীদের সাথে প্রয়োজনে তারা তথ্য আদান-প্রদানের ক্ষেত্রে ফ্যাক্স ও ই-মেইল ব্যবহার করেন। [কুমিল­া কমার্স কলেজ]

ক. ক্ষুদে বার্তা সেবা কী? ১

খ. ফলাবর্তন বলতে কী বোঝায়? ব্যাখ্যা করো। ২

গ. উদ্দীপকের প্রতিষ্ঠানে নিজেদের কর্মীদের মধ্যে কোন ধরনের শাব্দিক যোগাযোগ সংগঠিত হয়েছে? ব্যাখ্যা করো। ৩

ঘ. উদ্দীপকে বিদেশি ব্যবসায়ীদের সাথে তথ্য আদান-প্রদানে ব্যবহৃত যোগাযোগ পদ্ধতির ধরন উলে­খপূর্বক গুরুত্ব মূল্যায়ন করো। ৪

ক উত্তরঃ   মোবাইল ফোন ব্যবহার করে শব্দ বা চিহ্নের সাহায্যে লিখিত সংক্ষিপ্ত সংবাদ আদান-প্রদানকে ক্ষুদে বার্তা সেবা (ঝযড়ৎঃ গবংংধমব ঝবৎারপব বা ঝগঝ) বলা হয়।

খ উত্তরঃ  প্রেরকের সংবাদের বিপরীতে প্রাপকের প্রত্যুত্তর বা সাড়া প্রদানই হলো ফলাবর্তন। (ঋববফনধপশ) এর মাধ্যমে প্রাপকের কাছে প্রেরিত সংবাদের বিষয়বস্তু স্পষ্ট হয়। ফলে প্রেরক প্রাপকের মনোভাব জানতে পারে। প্রয়োজনে একাধিকবার উত্তরপ্রত্যুত্তরের মাধ্যমে যোগাযোগ করা যায়, র্থাৎ যোগাযোগ প্রক্রিয়া গতিশীল রাখতে সহায়তাকারী উপাদান হলো ফলাবর্তন।

গ উত্তরঃ  উদ্দীপকের প্রতিষ্ঠানে নিজেদের কর্মীদের মধ্যে শাব্দিক যোগাযোগের মৌখিক যোগাযোগ ধরনটি সংঘটিত হয়েছে। মৌখিক শব্দ বা ভাষার মাধ্যমে তথ্য বিনিময় করা হলো মৌখিক যোগাযোগ। সরাসরি কথোপকথন, সভা সাক্ষাৎকার, টেলিফোনে কথোপকথন এগুলো মৌখিক যোগাযোগের ন্তর্গত। এছাড়া যান্ত্রিক মাধ্যম (মোবাইল ফোন, ইন্টারনেট, ভিডিও কনফারেন্সিং, ডিও কনফারেন্সিং) ব্যবহার করেও মৌখিক যোগাযোগ করা হয়ে থাকে।

উদ্দীপকে মি. গ ও মি. চ আন্তর্জাতিক বাণিজ্যের সাথে জড়িত। তাদের প্রতিষ্ঠানে কর্মীদের সাথে পরামর্শে ভিডিও ও ডিও কনাফারেন্স প্রযুক্তি ব্যবহার করে থাকেন। এতে কর্মীদের সাথে সরাসরি যোগাযোগ স্থাপন করা যায়। তারা একই সাথে উত্তর-প্রত্যুত্তর প্রদানের মাধ্যমে যোগাযোগ করতে পারেন। প্রতিষ্ঠানটির ব্যবহৃত প্রযুক্তিতে একে পরের ছবি দেখতে ও শব্দ শুনতে পান। যোগাযোগের এ ধরনের বৈশিষ্ট্যের সাথে মৌখিক যোগাযোগের মিল রয়েছে। সুতরাং বলা যায়, সরাসরি যোগাযোগের ফলে উদ্দীপকের প্রতিষ্ঠানের নিজেদের কর্মীদের মধ্যে ‘মৌখিক যোগাযোগ’ সংঘটিত হয়েছে।

ঘ উত্তরঃ  উদ্দীপকে বিদেশি ব্যবসায়ীদের সাথে তথ্য আদান-প্রদানে লিখিত যোগাযোগ পদ্ধতি ব্যবহৃত হয়েছে, যা স্থায়ী দলিল হিসেবে কাজ করে। লিখিত শব্দ ও বাক্য দ্বারা তথ্য বিনিময় করা হলে তা-ই লিখিত যোগাযোগ চিঠি, ই-মেইল, ফ্যাক্স, পত্রিকা এগুলোর মাধ্যমে লিখিত যোগাযোগ করা হয়ে থাকে। এ ধরনের যোগাযোগে তথ্য সংরক্ষণ করা যায়। ফলে পরবর্তীতে প্রয়োজনে প্রমাণ হিসেবে ব্যবহার করা যায়। উদ্দীপকে মি. গ ও মি. চ বিদেশি ব্যবসায়ীদের সাথে তথ্য আদান-প্রদানে ফ্যাক্স ও ই-মেইল ব্যবহার করেন।

ফলে তারা দ্রুত লিখিত তথ্য বাইরে পাঠাতে পারছেন। লিখিত হওয়ায় প্রয়োজনে প্রমাণ হিসেবে তথ্যগুলো ব্যবহার করতে পারবেন।উদ্দীপকের প্রতিষ্ঠানটি ফ্যাক্স ও ই-মেইলে লিখে তথ্য প্রেরণ করে থাকে। র্থাৎ বিদেশি ব্যবসায়ীদের সাথে তথ্য আদান-প্রদানে লিখিত যোগাযোগ পদ্ধতি ব্যবহার করা হয়। এতে ভবিষ্যতে ব্যবসায়ীদের সাথে সমস্যা সমাধানে লিখিত তথ্য প্রমাণ হিসেবে কাজ করবে।

এছাড়া তথ্য লিখিত হওয়ায় বিদেশি ব্যবসায়ীগণ তথ্য সম্পর্কে সম্পূর্ণ ধারণা পাবেন। এছাড়া পরবর্তীতে প্রয়োজনে প্রতিষ্ঠানটি পুনরায় তথ্য ব্যবহার করতে পারবে। তএব, উদ্দীপকে বিদেশি ব্যবসায়ীদের সাথে তথ্য আদান-প্রদানে ব্যবহৃত লিখিত যোগাযোগ পদ্ধতির গুরুত্ব রয়েছে।

প্রশ্নঃ ৩০ ‘ভাই ভাই ইলেকট্রনিক্স কর্ণার’ ইংল্যান্ডের সামিট ইলেকট্রনিক্স থেকে পণ্য আমদানি করতে চায়। প্রতিষ্ঠানটির ব্যবস্থাপনা পরিচালক জনাব হুমায়ুন পণ্যের তালিকা তৈরি করে এর কাছ থেকে কম্পিউটারের মাধ্যম-এ ফরমায়েশ পাঠান। সামিট ইলেকট্রনিক্স ফরমায়েশ পাওয়ার ১০ দিনের মধ্যে পণ্য প্রেরণের আশ্বাস দেয়। [চাঁদপুর সরকারি মহিলা কলেজ]

ক. বাহ্যিক যোগাযোগ কী? ১

খ. যোগাযোগের ফলাবর্তন বলতে কী বোঝায়? ২

গ. ‘ভাই ভাই ইলেকট্রনিক্স কর্ণার’ কোন পদ্ধতিতে ফরমায়েশ প্রদান করেছে? ব্যাখ্যা করো। ৩

ঘ. উক্ত পদ্ধতির ব্যবহার ভাই ভাই ইলেকট্রনিক কর্ণারের জন্য কতটুকু যুক্তিযুক্ত বলে তুমি মনে করো। ৪

ক উত্তরঃ  প্রতিষ্ঠানের পক্ষ হতে বাইরের কোনো পক্ষের (ক্রেতা, সরবরাহকারী, পাওনাদার) সাথে তথ্য বা সংবাদ বিনিময় করা হলে তাকে বাহ্যিক যোগাযোগ বলে।

খ উত্তরঃ  প্রেরকের সংবাদ নুযায়ী প্রাপকের উত্তর প্রদানকে বলা হয় ফলাবর্তন । ফলাবর্তনের মাধ্যমে প্রাপকের কাছে তথ্য বা সংবাদ পৌঁছানো সম্পর্কে জানা যায়। এতে প্রেরক প্রাপকের কাছ থেকে সংবাদ সম্পর্কিত মতামত জানতে পারে। এছাড়া প্রাপকের মনোভাবও বোঝা যায়। প্রেরক ও প্রাপকের এই যোগাযোগ প্রক্রিয়া চলমান রাখতে ফলাবর্তন আবশ্যক।

গ উত্তরঃ  ‘ভাই ভাই ইলেকট্রনিক্স কর্ণার’ লিখিত যোগাযোগের ‘ই-মেইল (ঊষবপঃৎড়হরপ গধরষ)’ পদ্ধতিতে ফরমায়েশ প্রদান করেছে। ই-মেইল একটি লিখিত যোগাযোগ পদ্ধতি, যার মাধ্যমে শব্দ ও বাক্য লিখে সংবাদ বিনিময় করা হয়। এক কম্পিউটার থেকে ন্য কম্পিউটারে ইন্টারনেট সংযোগের সাহায্যে যোগাযোগের ক্ষেত্রে এটি ব্যবহৃত হয়। এতে- ুধযড়ড়, যড়ঃসধরষ, ম-সধরষ এ ধরনের পোর্টালগুলো ব্যবহারের প্রয়োজন হয়।

উদ্দীপকে ‘ভাই ভাই ইলেকট্রনিক্স কর্ণার’ ইংল্যান্ডের সামিট ইলেকট্রনিক্স-এর কাছ থেকে পণ্য আমদানি করতে চায়। তাই প্রতিষ্ঠানটির ব্যবস্থাপনা পরিচালক কম্পিউটারের মাধ্যমে পাঠান। এটি একটি ই-মেইল ঠিকানা। এ ঠিকানায় কম্পিউটারের কী-বোর্ডের সাহায্যে বা মোবাইল ফোনে তথ্য লিখে পাঠাতে হয়। এতে ইন্টারনেট সংযোগের প্রয়োজন হয়। এ ধরনের বৈশিষ্ট্য ই-মেইল পদ্ধতির সাথে সম্পর্কযুক্ত। সুতরাং বলা যায়, ‘ভাই ভাই ইলেকট্রনিক্স কর্ণার’ ই-মেইল পদ্ধতিতে ফরমায়েশ প্রদান করেছে।

ঘ উত্তরঃ  দ্রুত যোগাযোগ ই-মেইল পদ্ধতির ব্যবহার ‘ভাই ভাই ইলেকট্রনিক্স কর্ণার’ এর জন্য সম্পূর্ণ যুক্তিযুক্ত বলে আমি মনে করি। ই-মেইলের মাধ্যমে প্রেরক ও প্রাপক নিজেদের ই-মেইল ঠিকানার মাধ্যমে যোগাযোগ করে থাকেন। এতে সরাসরি উপস্থিত থাকার প্রযোজন হয় না। যেকোনো স্থান থেকে যেকোনো সময়ে কম্পিউটারে ইন্টারনেট সংযোগের মাধ্যমে ই-মেইল ব্যবহার করে যোগাযোগের মাধ্যমে দ্রুত তথ্য বিনিময় করা যায়।

উদ্দীপকে ‘ভাই ভাই ইলেকট্রনিক্স কর্ণার’ কম্পিউটারের মাধ্যমে পড়স-এ ফরমায়েশ পাঠায়।পোর্টাল ব্যবহার করায় এটি একটি ই-মেইল ঠিকানা। দ্রুত দেশের বাইরে পণ্যের ফরমায়েশ পাঠানোর ক্ষেত্রে প্রতিষ্ঠানটি এই ই-মেইল ব্যবহার করে। ‘ভাই ভাই ইলেকট্রনিক্সে কর্ণার’ সরাসরি উপস্থিত না থেকে সামিট ইলেকট্রনিক্স এ ফরমায়েশ পাঠাতে পেরেছে। এতে নির্দিষ্ট ই-মেইল ঠিকানা ব্যবহার করা হয়েছে।

ফলে দুই পক্ষের তথ্যের গোপনীয়তা বজায় থাকবে। তাছাড়া ই-মেইলে তথ্য সংরক্ষণের সুবিধা রয়েছে। ফলে দুই পক্ষের ভুল-বোঝাবুঝি হলে তা প্রমাণ হিসেবে কাজ করবে। যেকোনো সময় যেকোনো স্থান থেকে যোগাযোগ করতে পারায় সময় ও খরচ সাশ্রয় হবে। তএব, ই-মেইল পদ্ধতির ব্যবহার ‘ভাই ভাই ইলেকট্রনিক্স কর্ণার’-এর জন্য সম্পূর্ণ যুক্তিযুক্তি বলে আমি মনে করি।

উক্ত বিষয় সম্পর্কে কিছু জানার থাকলে কমেন্ট করতে পারেন।
আমাদের সাথে ইউটিউব চ্যানেলে যুক্ত হতে এখানে ক্লিক করুন এবং আমাদের সাথে ফেইজবুক পেইজে যুক্ত হতে এখানে ক্লিক করুন। গুরুত্বপূর্ণ আপডেট ও তথ্য পেতে আমাদের ওয়েবসাইটে ভিজিট করুন।