ব্যবসা ও ব্যবস্থাপনা ২য় | অধ্যায় ৮ | সৃজনশীল প্রশ্নোত্তর ৩১-৩৫ | PDF

ব্যবসা ও ব্যবস্থাপনা ২য় | অধ্যায় ৮ | সৃজনশীল প্রশ্নোত্তর ৩১-৩৫ | PDF: ব্যবসা ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্রের অষ্টম অধ্যায়ের গুরুত্বপূর্ণ সব কমন উপযোগী সৃজনশীল প্রশ্ন ও উত্তর গুলো আমাদের এই পোস্টে পাবেন।

প্রিয় ছাত্র ছাত্রী বন্ধুরা আল্লাহর রহমতে সবাই ভালোই আছেন । এটা জেনে আপনারা খুশি হবেন যে, আপনাদের জন্য ব্যবসা ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্রের অষ্টম অধ্যায়ের গুরুত্বপূর্ণ সব কমন উপযোগী সৃজনশীল প্রশ্ন ও উত্তর গুলো নিয়ে আলোচনা করতে যাচ্ছি ।

সুতরাং সম্পূর্ণ পোস্টটি মনোযোগ সহকারে পড়ুন। আর এইচ এস সি- HSC এর যেকোন বিভাগের গুরুত্বপূর্ণ সকল সাজেশন পেতে জাগোরিকের সাথে থাকুন।

প্রশ্নঃ ৩১ সুরমা লিমিটেড ঢাকা শহরের একটি প্রতিষ্ঠিত আবাসিক হোটেল। প্রতিষ্ঠানের বিভাগীয় ব্যবস্থাপকগণ সহজেই একে ন্যের সাথে যোগাযোগ করেন। এক বিভাগের ব্যবস্থাপক প্রয়োজনে ন্য বিভাগের ধীন কর্ক উত্তরঃ র্তাদের সাথে সহজেই যোগাযোগ করে থাকে। কিন্তু বিভিন্ন প্রতিষ্ঠানের সঙ্গে যোগযোগের সময় জেনারেল ম্যানেজার জনাব আহবাব নিজেই সম্পন্ন করেন। এতে প্রতিষ্ঠানগুলো তার কথাকে গুরুত্ব দেয়। ন্য প্রতিষ্ঠানের সাথে তার নিজের সম্পর্ক গড়ে ওঠায় প্রতিষ্ঠান চালাতে তার সুবিধা হচ্ছে।

[জালালাবাদ ক্যান্টনমেন্ট পাবলিক স্কুল এন্ড কলেজ, সিলেট]

ক. ফলাবর্তন কী? ১

খ. টেলিভিশনে প্রচারিত বিজ্ঞাপন কোন ধরনের যোগাযোগ? বুঝিয়ে লেখো। ২

গ. পক্ষসমূহের ংশগ্রহণের ভিত্তিতে উদ্দীপকের যোগাযোগ কোন ধরনের? ব্যাখ্যা করো। ৩

ঘ. জেনারেল ম্যানেজারের যোগাযোগ কোন ধরনের প্রতিবন্ধকতা তৈরি করতে পারে? বিশ্লেষণ করো। ৪

ক উত্তরঃ  প্রেরকের সংবাদের পরিপ্রেক্ষিতে প্রাপকের উত্তর প্রদান বা সাড়া দেওয়াকে ফলাবর্তন বলে।

খ উত্তরঃ  টেলিভিশনে প্রচারিত বিজ্ঞাপন গণযোগাযোগের ন্তর্ভুক্ত। গণযোগাযোগ বলতে বিভিন্ন স্থানে থাকা জনগোষ্ঠীর কাছে একই সংবাদ একসাথে পৌঁছানোর জন্য ব্যবহৃত যোগাযোগ ব্যবস্থাকে বোঝায়। এরূপ যোগাযোগ মূলত প্রতিষ্ঠানের পক্ষ থেকে বাইরের জনগণের উদ্দেশ্যে প্রচারিত হয়। টেলিভিশনের প্রচারিত তথ্য বা সংবাদ একই সাথে বিপুল সংখ্যক জনগোষ্ঠী জানতে পারে। তাই বলা যায়, টেলিভিশনে প্রচারিত বিজ্ঞাপন গণযোগাযোগের ন্তর্ভুক্ত।

গ উত্তরঃ  পক্ষসমূহের অংশগ্রহণের ভিত্তিতে উদ্দীপকের যোগাযোগটি ভ্যন্তরীণ যোগাযোগ।এ ধরনের যোগাযোগে প্রতিষ্ঠানের ভ্যন্তরীণ পক্ষসমূহ নিজেদের মধ্যে সংবাদ বিনিময় করে থাকে। এ যোগাযোগের মাধ্যমে সাংগঠনিক কর্ক উত্তরঃ াণ্ড সুষ্ঠুভাবে সম্পাদিত হয়। উদ্দীপকের সুরমা লিমিটেড ঢাকা শহরের একটি প্রতিষ্ঠিত আবাসিক হোটেল। প্রতিষ্ঠানের বিভাগীয় ব্যবস্থাপকগণ সহজেই একে ন্যের সাথে যোগাযোগ করেন।

এছাড়া প্রতিষ্ঠানের ভিন্ন বিভাগের মধ্যে প্রয়োজনে যোগাযোগ সংঘটিত হয়। এতে তারা পরস্পর পরস্পরকে কাজ সম্পাদনে সাহায্য করেন। প্রয়োজনে প্রতিষ্ঠানের ব্যবস্থাপকগণ ধস্তনদের সাথে যোগাযোগ করে থাকেন। ধস্তন কর্মীরাও বিভাগীয় ব্যবস্থাপকদের সাথে বিভিন্ন কারণে তথ্য আদান-প্রদান করে থাকেন। এতে দেখা যায়, প্রতিষ্ঠানের ভ্যন্তরের কর্ক উত্তরঃ র্তা-কর্মীদের যোগাযোগ সংঘটিত হয়। সুতরাং বলা যায়, উদ্দীপকের যোগাযোগটি ভ্যন্তরীণ যোগাযোগ।

ঘ উত্তরঃ  জেনারেল ম্যানেজারের যোগাযোগ ‘ব্যক্তিগত প্রতিবন্ধকতা’ তৈরি করতে পারে। কার্যকর যোগাযোগের ক্ষেত্রে সংবাদ প্রেরক এবং প্রাপকের ব্যক্তিগত কিছু সুস্থতা, পারিবারিক সমস্যা থাকতে পারে, যা কার্যকর যোগাযোগে নেতিবাচক প্রভাব ফেলে। যোগাযোগের এ ধরনের প্রতিবন্ধকতাসমূহ ব্যক্তি প্রতিবন্ধকতার ন্তর্গত।

উদ্দীপকের সুরমা লিমিটেড একটি প্রতিষ্ঠিত আবাসিক হোটেল।

প্রতিষ্ঠানের ভ্যন্তরীণ বিভিন্ন পক্ষ প্রয়োজনে নিজেদের মধ্যে তথ্য আদান-প্রদান করে। কিন্তু জেনারেল ম্যানেজার জনাব আহবাব বিভিন্ন প্রতিষ্ঠানের সাথে নিজে যোগাযোগ স্থাপন করেন। তিনি বিভিন্ন প্রতিষ্ঠান থেকে নিজে তথ্য সংগ্রহ করেন। এই তথ্যের আলোকেই প্রতিযোগী প্রতিষ্ঠানের বস্থান ও কৌশল জানা যায়। ফলে সিদ্ধান্ত গ্রহণ সহজ হয়। তবে জেনারেল ম্যানেজারের এ ধরনের যোগাযোগ ব্যক্তিগত প্রতিবন্ধকতা সৃষ্টি করতে পারে।

ফলে কার্যকর যোগাযোগ ব্যাপকভাবে ক্ষতিগ্রস্ত হবে। কেননা নেক সময় জেনারেল ম্যানেজার সুস্থ থাকতে পারেন। থবা তার পারিবারিক কোনো সমস্যার কারণে তথ্য সংগ্রহের প্রতি নাগ্রহ বা মনোযোগিতা তৈরি হতে পারে। এতে ন্যান্য প্রতিষ্ঠানের তথ্য সংগ্রহ করা কঠিন হয়ে যাবে, যা প্রতিষ্ঠানের কাজ সম্পাদন বা সিদ্ধান্ত গ্রহণে প্রকটভাবে সমস্যায় ফেলতে পারে। এতে ভবিষ্যতে প্রতিষ্ঠানে ক্ষতি হওয়ার আশঙ্কা রয়েছে। তাই বলা যায়, জেনারেল ম্যানেজারের প্রতিবন্ধকতা ব্যক্তিগত প্রতিবন্ধকতা তৈরি করতে পারে।

প্রশ্নঃ ৩২ মি. আবিদ ও মি.সাকিব আন্তর্জাতিক বাণিজ্যের সাথে জড়িত। তারা গার্মেন্টস সামগ্রী রপ্তানী ও যন্ত্রসামগ্রী আমদানি করেন। নিজেদের কর্মীদের সাথে প্রতিষ্ঠানটি যেকোনো পরামর্শ ভিডিও কনফারেন্স ও ডিও কনফারেন্স প্রযুক্তির মাধ্যমে গ্রহণ করে। বিদেশি ব্যবসায়ীদের সাথে প্রয়োজনে তারা তথ্য আদান-প্রদানের ক্ষেত্রে ফ্যাক্স ও ই-মেইল ব্যবহার করেন। [যশোর সরকারি মহিলা কলেজ]

ক. যোগাযোগ প্রক্রিয়া কী? ১

খ. ফলাবর্তন বলতে কী বোঝায়? ২

গ. উদ্দীপকের প্রতিষ্ঠানের নিজেদের কর্মীদের মধ্যে কোন ধরনের আক্ষরিক/শাব্দিক যোগাযোগ সংঘটিত হয়েছে? ব্যাখ্যা করো। ৩

ঘ. উদ্দীপকে বিদেশি ব্যবসায়ীদের সাথে তথ্য আদান-প্রদানের ব্যবহৃত যোগাযোগ পদ্ধতিটির ধরন উলে­খপূর্বক গুরুত্ব মূল্যায়ন করো। ৪

ক উত্তরঃ  দুই বা ততোধিক পক্ষের সাথে যোগাযোগের জন্য যেসব ধারাবাহিক পদক্ষেপ তিক্রম করতে হয় তার সমষ্টিকে যোগাযোগ প্রক্রিয়া বলে।

সহায়ক তথ্য প্রেরক, সংবাদ, মাধ্যম, প্রাপক এবং ফলাবর্তন যোগাযোগ প্রক্রিযার উপকরণ।

খ উত্তরঃ  প্রেরকের সংবাদের পরিপ্রেক্ষিতে প্রাপকের উত্তর প্রদান বা সাড়া দেওয়াকে ফলাবর্তন  বলে। ফলাবর্তনের মাধ্যমে প্রাপকের কাছে তথ্যের বিষয়বস্তু স্পষ্ট হচ্ছে কিনা, তা জানা যায়। এতে প্রেরক প্রাপকের মনোভাব জানতে পারে। প্রয়োজনে একাধিকবার উত্তর-প্রত্যুত্তরের মাধ্যমে যোগাযোগের উদ্দেশ্য র্জিত হয়।

গ উত্তরঃ  উদ্দীপকের প্রতিষ্ঠানের নিজেদের কর্মীদের মধ্যে মৌখিক যোগাযোগ সংঘটিত হয়েছে। এ যোগাযোগ মুখে শব্দ বা বাক্য উচ্চারণের মাধ্যমে তথ্য বিনিময় করা হয়। এ যোগাযোগ সাধারণত সরাসরি কথোপকথন, সাক্ষাৎকার, টেলিফোনে কথোপকথনের মাধ্যমে সংঘটিত হয়। এ ধরনের যোগাযোগে মুখের কথাই সংবাদের মূল বাহন। উদ্দীপকে মি. আদিব ও মি. সাকিব আন্তর্জাতিক বাণিজ্যের সাথে জড়িত।

তারা নিজেদের কর্মীদের সাথে যেকোনো পরামর্শে ভিডিও কনফারেন্স ও ডিও কনফারেন্স প্রযুক্তির মাধ্যম গ্রহণ করেন। এর মাধ্যমে কর্মীদের সাথে তারা সরাসরি যোগাযোগ করে থাকেন। এতে কর্মীদের সাথে তারা সরাসরি কথা বলে তাদেরকে নির্দেশনা প্রদান করেন। কর্মীদের মতামতও শুনে থাকেন।

যদিও এভাবে যোগাযোগ স্থাপন করার জন্য তাদেরকে ইলেকট্রনিক মাধ্যম গ্রহণ করতে হয়। তবে এতে তারা কম খরচে সরাসরি কর্মীদের সাথে কথা বলতে পারেন। তাই বলা যায়, উদ্দীপকের প্রতিষ্ঠানের নিজেদের কর্মীর সাথে মৌখিক যোগাযোগ সংঘটিত হয়েছে।

ঘ উত্তরঃ  উদ্দীপকে বিদেশি ব্যবসায়ীদের সাথে তথ্য আদান-প্রদানে ব্যবহৃত লিখিত যোগাাযোগ পদ্ধতিটি ত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। এ পদ্ধতিতে তথ্য লিখিতভাবে আদান-প্রদান করা হয। এতে ভাষা বা শব্দ র্থপূর্ণভাবে লিখে উপস্থাপন ও প্রকাশ করা হয়। ব্যবসায় যোগাযোগে এটি ধিকতর কার্যকরী। উদ্দীপকে মি. আদিব ও মি. সাকিব আন্তর্জাতিক বাণিজ্যের সাথে জড়িত। তারা নিজেদের কর্মীদের সাথে যেকোনো প্রয়োজনে মৌখিকভাবে যোগাযোগ করেন।

কিন্তু বিদেশি ব্যবসায়ীদের সাথে প্রয়োজনে তারা লিখিতভাবে যোগাযোগ করে থাকেন। এ ক্ষেত্রে তারা তথ্য আদান-প্রদানের জন্য ফ্যাক্স ও ই-মেইল ব্যবহার করেন। ব্যবসায়ীরা প্রাপ্ত তথ্যের ভিত্তিতে তাদের মতামতও লিখিত মাধ্যমে প্রদান করে থাকেন। এমনকি তারা নিজেদের প্রয়োজনেও লিখিত যোগাযোগ নুসরণ করেন এক্ষেত্রে মি. আদিব ও মি. সাকিব তাদের যোগাযোগের বিষয়বস্তুর স্থায়ী রেকর্ড রাখতে পারছেন, যা পরবর্তীতে তারা প্রয়োজনবোধে পুনরায় ব্যবহার করতে পারবেন।

এছাড়া এ পদ্ধতিতে যোগাযোগের মাধ্যমে তথ্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে কম্পিউটারে সংরক্ষিত হবে, যা ভবিষ্যৎ দলিল হিসেবে ব্যবহার করতে পারবেন। তাছাড়া লিখিতভাবে যোগাযোগের ফলে নির্ভুলভাবে তথ্য বিনিময় হবে। এতে পরস্পরের মধ্যে ভুল-বোঝাবুঝি হ্রাস পাবে। সুতরাং বলা যায়, উদ্দীপকে বিদেশি ব্যবসায়ীদের সাথে তথ্য আদান-প্রাদনে লিখিত যোগাযোগ ত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

প্রশ্নঃ ৩৩ সেইজ ইন্টারন্যাশনাল লি. একটি আন্তর্জাতিকমানের সিরামিকস্ উৎপাদনকারী প্রতিষ্ঠান। প্রতিষ্ঠানের বিক্রয় বিভাগের ব্যবস্থাপক টেলিফোনে উৎপাদন বিভাগের একজন সহকারী ব্যবস্থাপকের কাছে উৎপাদন সংক্রান্ত তথ্য জানতে চায়। কিন্তু উৎপাদন বিভাগের সহকারী ব্যবস্থাপক বিক্রয় ব্যবস্থাপককে যথেষ্ট তথ্য দিয়ে সহায়তা করেনি। ফলে বিক্রয় বিভাগ ও উৎপাদন বিভাগের মধ্যে দূরত্ব সৃষ্টি হয়। তাছাড়া প্রতিষ্ঠানের ন্য বিভাগগুলোর মধ্যেও পারস্পরিক তথ্য আদান-প্রদানের ক্ষেত্রে সহযোগিতার ভাব পরিলক্ষিত হচ্ছে।

[বরিশাল সরকারি মহিলা কলেজ]

ক. সাংগঠনিক যোগাযোগ কী? ১

খ. ‘প্রেরিত বার্তার সমরূপতা বজায় রাখার ক্ষেত্রে লিখিত যোগাযোগের কোনো বিকল্প নেই’ – ব্যাখ্যা করো। ২

গ. সেইজ ইন্টারন্যাশনাল-এর বিক্রয় বিভাগের ব্যবস্থাপকের সাথে উৎপাদন বিভাগের সহকারী ব্যবস্থাপকের মধ্যে সংঘটিত যোগাযোগটি কোন ধরনের? ব্যাখ্যা করো। ৩

ঘ. বিভিন্ন বিভাগের মধ্যে সৃষ্ট দূরত্ব ঘুচিয়ে ফেলার জন্য সেইজ ইন্টারন্যাশনাল লি.-এর করণীয় কী? যৌক্তিক মতামত দাও। ৪

ক উত্তরঃ  একটি প্রতিষ্ঠান বা সংগঠন পরিচালনার জন্য যে যোগাযোগ করা হয় তাকে সাংগঠনিক যোগাযোগ বলে।

খ উত্তরঃ  শব্দ ও বাক্য লিখে মনের ভাব প্রকাশ ও বিনিময় করাই হলো লিখিত যোগাযোগ। মৌখিকভাবে কোনো বার্তা বিভিন্ন জনের কাছে তুলে ধরলে তথ্যের কিছুটা বিকৃতি ঘটতে পারে। কিন্তু লিখিত যোগাযোগের ক্ষেত্রে এ সুযোগ থাকে না। কেননা এতে তথ্য সুন্দর ও সুস্পষ্টভাবে লেখা থাকে। তাই বলা যায়, প্রেরিত বার্তার সমরূপতা বজায় রাখার ক্ষেত্রে লিখিত যোগাযোগের কোনো বিকল্প নেই।

গ উত্তরঃ  সেইজ ইন্টারন্যাশনাল-এর বিক্রয় বিভাগের ব্যবস্থাপকের সাথে উৎপাদন বিভাগের সহকারী ব্যবস্থাপকের মধ্যে সংঘটিত যোগাযোগটি কৌণিক যোগাযোগ।এ ধরনের যোগাযোগে এক বিভাগের ঊর্ধ্বতন বা ধস্তন ন্য বিভাগের ধস্তন বা ঊর্ধ্বতনের সাথে যোগাযোগ করে থাকেন। এরূপ যোগাযোগ বার্তা এক বিভাগ থেকে ন্য বিভাগে কোনাকুনিভাবে প্রবাহিত হয়। এতে সব সময় সঠিক তথ্য সরবরাহ হয় না।

উদ্দীপকে সেইজ ইন্টারন্যাশনাল লি. একটি আন্তর্জাতিকমানের সিরামিকস উৎপাদনকারী প্রতিষ্ঠান। প্রতিষ্ঠানের বিক্রয় বিভাগের ব্যবস্থাপক টেলিফোনে উৎপাদন বিভাগের একজন সহকারী ব্যবস্থাপকের সাথে যোগাযোগ করেছেন। বিক্রয় এবং উৎপাদন প্রতিষ্ঠানের আলাদা দুটি বিভাগ। বিভাগ দুটির ব্যবস্থাপক ও সহকারী ব্যবস্থাপকের মধ্যে আড়াআড়িভাবে তথ্য বিনিময় হয়েছে, যা কৌণিক যোগাযোগকে নির্দেশ করে। তাদের যোগাযোগের প্রবাহচিত্রটি নিরূপ

সুতরাং উদ্দীপকে সংঘটিত যোগাযোগটি কৌণিক যোগাযোগ।

ঘ উত্তরঃ  বিভিন্ন বিভাগের মধ্যে সৃষ্ট দূরত্ব ঘুচিয়ে ফেলার জন্য সেইজ ইন্টারন্যাশনাল লি.-এর করণীয় হলো সমান্তরাল যোগাযোগ ব্যবস্থা গ্রহণ করা। এ যোগাযোগ ব্যবস্থায় প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিভাগের (উৎপাদক, বিক্রয়, র্থ বিভাগ) সমমর্যাদাভুক্ত কর্ক উত্তরঃ র্তাদের মধ্যে তথ্য বিনিময় হয়ে থাকে। এ পদ্ধতিতে সঠিক তথ্য সরবরাহ করা সম্ভব হয়। ফলে পারস্পরিক সম্পর্কের উন্নয়ন ঘটে।উদ্দীপকের সেইজ ইন্টারন্যাশনাল লি. প্রতিষ্ঠানের বিক্রয় বিভাগের ব্যবস্থাপক উৎপাদন বিভাগের সহকারী ব্যবস্থাপকের সাথে যোগাযোগ করেছেন।

তিনি সহকারী ব্যবস্থাপকের কাছে উৎপাদন সংক্রান্ত তথ্য জানতে চান। কিন্তু সে সঠিক তথ্য প্রদানে ব্যর্থ হয়। ফলে বিভাগ দুটির মধ্যে ভুল-বোঝাবুঝির সৃষ্টি হয়। তাছাড়া প্রতিষ্ঠানের ন্য বিভাগগুলোর মধ্যেও দূরত্ব সৃষ্টি হয়। এতে পারস্পরিক সহযোগিতার ভাবও দেখা দিচ্ছে। সেইজ ইন্টারন্যাশনাল লি.-এর উক্ত সমস্যা সমাধানের জন্য সমান্তরাল যোগাযোগ ব্যবস্থা নেয়া উচিত।

সমশ্রেণির  কর্মকর্তাদের মধ্যে যোগাযোগ হবে বিধায় সঠিক তথ্য সরবরাহ সম্ভব হবে। এতে প্রতিষ্ঠানের যোগাযোগ ব্যবস্থার ভারসাম্য বজায় থাকবে। ফলে একে পরের প্রতি আস্থা ও বিশ্বাসের সৃষ্টি হবে। তাদের মধ্যকার দূরত্ব হ্রাস পাবে। একে পরের কাজে সহযোগিতা করবে। এতে প্রতিষ্ঠানের শৃঙ্খলা ফিরে আসবে।

প্রশ্নঃ ৩৪ মি. মিয়া বিদেশি উৎপাদকের দেশীয় এজেন্ট হিসেবে নেক দিন কাজ করছেন। সকালে ফিসে এসেই ম্যানেজারকে ডেকে পাঠান। কী মাল বন্দর থেকে গুদামে এসে পৌঁছেছে, শিপমেন্ট পর্যায়ে কী রয়েছে-এগুলো জেনে নেন। বিভিন্ন স্থানের ডিলারদের সাথে ফোনে কথা বলেন। বিক্রয়ের বস্থা জানেন ও উৎসাহিত করেন। ডিলাররা মালের কোনো র্ডার দিলে তা তিনি টেলিফোনে গ্রহণ করেন না। তাদেরকে স্বাক্ষরযুক্ত ফরমায়েশ পাঠাতে বলেন। মাল পাঠানোর পর সেগুলো সযতেœ সংরক্ষণ করে রাখেন। [কবি নজরুল সরকারি কলেজ, ঢাকা]

ক. ঊর্ধ্বগামী যোগাযোগ কী? ১

খ. তথ্য ও যোগাযোগ প্রযুক্তি ব্যবসায়ে গুরুত্বপূর্ণ কেন? ২

গ. উদ্দীপকের মি. মিয়া ফিসে এসে যেভাবে যোগাযোগ করেন শাব্দিক পদ্ধতি বিচারে তার ধরন ব্যাখ্যা করো। ৩

ঘ. মালের ফরমায়েশ দিতে মি. মিয়ার ভিন্ন পদ্ধতিতে যোগাযোগ করতে বলার যৌক্তিকতা উদ্দীপকের আলোকে বিশ্লেষণ করো। ৪

ক উত্তরঃ  প্রতিষ্ঠানের ধীনস্থ কর্মীগণ কোনো সংবাদ বা তথ্য নিয়ে ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষের সাথে যোগাযোগ করলে তাকে ঊর্ধ্বগামী যোগাযোগ বলে।

খ উত্তরঃ  ইন্টারনেট নির্ভর যোগাযোগ প্রযুক্তির মাধ্যমে তথ্যবিনিময় ও যোগাযোগের আধুনিক ব্যবস্থাই হলো তথ্য ও যোগাযোগ প্রযুক্তি।এর মাধ্যমে ব্যবসায়িক প্রয়োজনীয় তথ্যসমূহ দ্রুত বিনিময় করা সম্ভব। ফলে সিদ্ধান্ত গ্রহণও সহজ হয়। এছাড়া এর মাধ্যমে যোগাযোগে খরচ কম হয়। পাশাপাশি তথ্য সংরক্ষণ করতেও এটি কার্যকরী। তাই তথ্য ও যোগাযোগ প্রযুক্তি ব্যবসায়ে ত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

গ উত্তরঃ  উদ্দীপকের মি. মিয়া ফিসে এসে যেভাবে যোগাযোগ করেন তা মৌখিক যোগাযোগের ন্তর্গত।এ পদ্ধতিতে মুখে শব্দ উচ্চারণের মাধ্যমে যোগাযোগ সংঘটিত হয়। এটি একটি প্রত্যক্ষ যোগাযোগ ব্যবস্থা। এর মাধ্যমে প্রেরক এবং প্রাপক সরাসরি কথোপকথনের মাধ্যমে তথ্য বিনিময় করে থাকে। উদ্দীপকে মি: মিয়া বিদেশি উৎপাদকের দেশীয় এজেন্ট হিসেবে নেক দিন কাজ করেছেন। তিনি সকালে ফিসে এসেই ম্যানেজারকে ডেকে পাঠান।

কী মাল বন্দর থেকে গুদামে এসে পৌঁছেছে তা তার কাছ থেকে জেনে নেন। এছাড়া শিপমেন্ট পর্যায়ে কী রয়েছে, সে তথ্যও জেনে নেন। মি. মিয়া ম্যানেজারের সাথে সরাসরি মৌখিকভাবে তথ্য আদান-প্রদান করছেন। প্রতিষ্ঠানের যেকোনো বিষয়ে তিনি তার সাথে সামনাসামনি আলাপ-আলোচনা করে থাকেন। এছাড়া নির্দেশনা প্রদানের ক্ষেত্রেও তিনি সরাসরি যোগাযোগ করে থাকেন। এ থেকে বোঝায় যায়, উদ্দীপকে মি. মিয়া ফিসে এসে মৌখিকভাবে যোগাযোগ করেন।

ঘ উত্তরঃ  মালের ফরমায়েশ দিতে মি. মিয়ার ভিন্ন পদ্ধতিতে বা লিখিত পদ্ধতিতে যোগাযোগ করতে বলা ত্যন্ত যৌক্তিক।এ পদ্ধতিতে লিখিতভাবে সংবাদ বা তথ্য বিনিময় হয়ে থাকে। এক্ষেত্রে যোগাযোগে ভাষা বা শব্দ র্থপূর্ণভাবে লিখে উপস্থাপন ও প্রকাশ করা হয়। ব্যবসায়িক যোগাযোগে এটি ত্যন্ত সহায়ক।মউদ্দীপকের মি. মিয়া ফিসের এসে সবার সাথে মৌখিকভাবে যোগাযোগ করে থাকেন। এছাড়া বিভিন্ন স্থানের ডিলারদের সাথেও তিনি ফোনে কথা বলেন। এর মাধ্যমে তিনি বিক্রয়ের বস্থা জানেন এবং উৎসাহিত করেন। কিন্তু ডিলাররা মালের কোনো র্ডার দিলে তা তিনি টেলিফোনে গ্রহণ করেন না।

তাদেরকে স্বাক্ষরযুক্ত ফরমায়েশ পাঠাতে বলেন। মাল পাঠানোর পর সেগুলো সযতেœ সংরক্ষণ করে রাখেন। এক্ষেত্রে তিনি লিখিত যোগাযোগের প্রতি গুরুত্ব দিয়েছেন। লিখিত ফরমায়েশপত্রে পণ্যের সঠিক বর্ণনা দেওয়া থাকে। ফলে সে নুযায়ী পণ্য প্রেরণে তার সুবিধা হয়। এছাড়া ফরমায়েশদাতার স্বাক্ষর থাকায় প্রতারণার ঝুঁকি কম থাকে।

এছাড়াও তিনি স্থায়ী রেকর্ড রাখতে পারেন, যা পরবর্তীতে ভবিষ্যৎ দলিল হিসেবে ব্যবহার করতে পারবেন। তাছাড়া এ পদ্ধতিতে প্রয়োজনীয় তথ্যাবলি কাগজে কলমে লেখা থাকে। এতে তথ্য বিকৃতি হয় না। পাশাপাশি ভুল-বোঝাবুঝির আশঙ্কা কমে যায়। সুতরাং উদ্দীপকের মালের ফরমায়েশ  দিতে মি. মিয়ার লিখিত পদ্ধতিতে যোগাযোগ করতে বলা সঠিক এবং যথার্থ।

প্রশ্নঃ ৩৫ জনাব সালাম তার রপ্তানিকারক প্রতিষ্ঠানকে ১০,০০০ একক পণ্য দ্রুত পাঠানোর জন্য ই-মেইল যোগে খবর পাঠান। সেই সাথে এলসি (খবঃঃবৎ ড়ভ পৎবফরঃ) এর কপি স্ক্যান করে ই-মেইল পাঠানো হয়। রপ্তানিকারক পণ্য জাহাজে শিপমেন্ট করার খবর ও প্রয়োজনীয় কাগজপত্র জনাব সালাম বরাবর প্রেরণ করেন। জনাব সালাম প্রয়োজনীয় দলিলসমূহ পণ্য খালাস ও পরবর্তী প্রয়োজনের জন্য সংরক্ষণ করেন।  [সরকারি হরগঙ্গা কলেজ, মুন্সিগঞ্জ]

ক. হ্যালো প্রভাব কী? ১

খ. যোগাযোগ কীভাবে ব্যবস্থাপনা কাজে সহায়তা করে? বুঝিয়ে লেখো। ২

গ. ই-মেইল এক্ষেত্রে যোগাযোগ প্রক্রিয়ার কোন ধাপ হিসেবে বিবেচিত হবে? তা ব্যাখ্যা করো। ৩

ঘ. শাব্দিক যোগাযোগের যে পদ্ধতি ব্যবহৃত হচ্ছে তাতে কারো পক্ষেই লেনদেন স্বীকার সম্ভব হবে না-তুমি কি সমর্থন করো? মতের পক্ষে যুক্তি দাও। ৪

ক উত্তরঃ  কোনো ব্যক্তির সাধারণ কোনো বৈশিষ্ট্যের ওপর ভিত্তি করে তার সামগ্রিক চারিত্রিক বৈশিষ্ট্যকে বিচার করাকে হ্যালো প্রভাব বলে।

খ উত্তরঃ  দুই বা ততোধিক ব্যক্তির মধ্যে তথ্য বা সংবাদ আদান-প্রদানের প্রক্রিয়া হলো যোগাযোগ। ব্যবস্থাপনার কার্যাবলি (পরিকল্পনা, সংগঠন, নির্দেশনা) সঠিকভাবে সম্পাদনের ক্ষেত্রে যোগাযোগ প্রয়োজন। এর মাধ্যমে কর্মীদের সঠিকভাবে কাজের নির্দেশনা দেয়া যায়। তথ্য সংগ্রহ ও মতামত বিনিময়ের ক্ষেত্রেও এটি প্রয়োজন। এর ফলে কর্মীদের দায়িত্ব গ্রহণ ও পালনের কাজ সঠিকভাবে সম্পন্ন হয়। এভাবেই যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা কাজে সহায়তা করে।

গ উত্তরঃ  উদ্দীপকে বর্ণিত ই-মেইল যোগাযোগ প্রক্রিয়ার ‘মাধ্যম নির্বাচন’ ধাপ হিসেবে বিবেচিত হবে। যে উপায় বলম্বন করে সংবাদ প্রাপকের নিকট পৌঁছানো হয় তা-ই মাধ্যম। যোগাযোগকারী সংবাদ প্রেরণযোগ্য করে তৈরি করার পর গ্রাহকের কাছে পৌঁছানোর জন্য মাধ্যম নির্বাচনের প্রয়োজন হয়। যোগাযোগের মাধ্যম হিসেবে মৌখিক কথাবার্তা, চিঠি, মোবাইল, ই-মেইল, পত্র-পত্রিকা- এগুলো ব্যবহৃত হয়ে থাকে।

উদ্দীপকে জনাব সালাম তার রপ্তানিকারক প্রতিষ্ঠানকে দ্রুত পণ্য পাঠানোর জন্য ই-মেইল যোগে খবর পাঠান। সেই সাথে এলসি (খবঃঃবৎ ড়ভ ঈৎবফরঃ)-এর কপি স্ক্যান করে ই-মেইল পাঠানো হয়। এই ই-মেইলের মাধ্যমেই রপ্তানিকারক পণ্য পাঠানোর সংবাদ দিয়েছেন। এতে দু’পক্ষের মধ্যেই যোগাযোগ সংঘটিত হয়েছে। এক্ষেত্রে তথ্য আদান-প্রদানে ই-মেইল যোগাযোগের মাধ্যম হিসেবে ব্যবহৃত হয়েছে। সুতরাং বলা যায়, ই-মেইল এক্ষেত্রে যোগাযোগ প্রক্রিয়ার মাধ্যম নির্বাচন ধাপ হিসেবে বিবেচিত হবে।

ঘ উত্তরঃ  শাব্দিক যোগাযোগের ‘লিখিত পদ্ধতি’ ব্যবহৃত হওয়ায় কারো পক্ষেই লেনদেন স্বীকার সম্ভব হবে না- আমি এ মত সমর্থন করি। শব্দ ও বাক্য লিখে মনের ভাব প্রকাশ ও তথ্য বিনিময় করা হলো লিখিত যোগাযোগ। চিঠি, ই-মেইল, এসএমএস, পত্রিকা এগুলো লিখিত যোগাযোগের মাধ্যম। এ ধরনের যোগাযোগে তথ্য সংরক্ষণ করা যায়। ফলে পরবর্তীতে তা প্রমাণ বা দলিল হিসেবে কাজ করে।

উদ্দীপকে জনাব সালাম রপ্তানিকারকের সাথে যোগাযোগের ক্ষেত্রে ই-মেইল ব্যবহার করেন, এছাড়া রপ্তানিকারকের প্রেরিত প্রয়োজনীয় কাগজপত্র সংরক্ষণ করেন, যাতে পরবর্তীতে যেকোনো প্রয়োজনে সেগুলো ব্যবহার করতে পারেন। জনাব সালাম রপ্তানিকারকের সাথে ই-মেইলে যোগাযোগ করায় তথ্য সংরক্ষণ করতে পারেন।এ সংরক্ষিত তথ্য পরবর্তীতে রপ্তানিকারকের সাথে যেকোনো সমস্যার সমাধানে ব্যবহার করতে পারবেন। দু’পক্ষের কাছে তথ্য সংরক্ষিত থাকায় কেউই লেনদেন সম্পর্কিত তথ্য স্বীকার করতে পারবেন না। লিখিত যোগাযোগ হওয়ায় এতে ভুল-বোঝাবুঝিও হবে না। তএব, শাব্দিক যোগাযোগের লিখিত পদ্ধতি ব্যবহার করায় কারো পক্ষেই লেনদেন স্বীকার করা সম্ভব হবে না।

উক্ত বিষয় সম্পর্কে কিছু জানার থাকলে কমেন্ট করতে পারেন।
আমাদের সাথে ইউটিউব চ্যানেলে যুক্ত হতে এখানে ক্লিক করুন এবং আমাদের সাথে ফেইজবুক পেইজে যুক্ত হতে এখানে ক্লিক করুন। গুরুত্বপূর্ণ আপডেট ও তথ্য পেতে আমাদের ওয়েবসাইটে ভিজিট করুন।